En af fordelene ved en løsning til administration af digitale aktiver (Digital Asset Management – DAM) er muligheden for let og effektivt at søge på og finde dine aktiver. Sammenlignet med skysynkroniserende lagringsplatforme som DropboxGoogle Driveeller Microsoft OneDrive betyder de effektive søgefunktioner i en DAM, at du ikke behøver at gennemse et uendeligt antal mapper, huske komplicerede filnavne eller endda spørge dine kolleger, hvor man finder en bestemt fil. Dette er alt sammen muligt takket være en lille ting, der hedder metadata.

Læs videre for at lære om 6 måder, du kan søge og finde filer på i FotoWare – som alle kan spare dig og dine kolleger for betydelig tid.

Til at starte med, hvad er metadata?

Metadata betyder bogstaveligt talt data om data. Det er en samlet betegnelse for alle oplysningerne om de filer, du gemmer i FotoWare. Når du har uploadet en fil til FotoWare og tilføjet metadata, er det her, din fil bliver et aktiv. Nogle metadata udvindes automatisk fra filer (oprettelsesdato, størrelse osv.), mens andre metadata tilføjes af brugere, såsom titel, beskrivelse og nøgleord. Du kan oprette yderligere metadatafelter; lige så mange du vil.

At søge efter, og finde filer i FotoWare

  1. Grundlæggende søgning

Når du går ind på dit FotoWare-websted, bliver du mødt af søgefeltet på startsiden, oven over dine arkiver. Her kan du søge efter aktiver ud fra titel, beskrivelse og nøgleord, som du føjer til filens metadata ved upload. Det returnerer også resultater for dokumenter, der inkluderer søgetermen, da FotoWare også indekserer indholdet af PDF- og Microsoft Office-dokumenter.

 

  1. Udvidet søgning

Den udvidede søgning giver dig mulighed for at oprette endnu mere specifikke søgninger ved at bruge flere felter til at indsnævre resultaterne. De felter, der er tilgængelige for dit brug, når du søger, afhænger af, hvordan systemet er konfigureret – generelt er dette metadatafelterne, som brugerne tilføjer, når de uploader aktiver. Når du f.eks. søger i dit arkiv med fotografier, kan du muligvis søge efter forfatter, by, copyright-streng eller fototype. Det er også muligt at indsnævre din udvidede søgning baseret på mere tekniske aspekter af et aktiv, da sektionerne Filattributter og Billedattributter har yderligere felter.

BEMÆRK: Udvidet søgning er kun tilgængelig for registrerede brugere. Ikke-godkendte gæstebrugere kan kun bruge standardsøgefunktionen. Klik her for at læse mere om Udvidet søgning på learn.fotoware.com

  1. Smartmapper

Smartmapper er klikbare mapper i et arkiv i FotoWare, der udfører en avanceret tilpasset søgning. Disse gør det muligt for regelmæssige brugere at få let adgang til komplekse søgeforespørgsler, uden at det er nødvendigt at forstå, hvordan søgesyntaksen fungerer. Hvis brugerne f.eks. ofte har brug for at se det nyeste indhold, kan du oprette en smartmappe, der kun viser uploads fra den seneste måned. Hvis dette er et almindeligt behov, sparer det tid for regelmæssige brugere, da de ikke behøver at udføre den samme søgning hver gang.

  1. Alarmer

Det behøver ikke være en manuel handling at søge i FotoWare – du kan automatisere søgningen. Du kan indstille e-mail-alarmer, der gør dig opmærksom på, når der bliver uploadet nyt indhold, der matcher din søgning. Disse alarmer (eller søgeagenter, som de ofte kaldes) oprettes ved at gemme en søgeforespørgsel, så den kører gentagne gange med bestemte intervaller. Det kan spare utroligt meget tid, hvis dit system hele tiden opdateres med nyt indhold, og du skal kende til det hurtigst muligt.

  1. Taksonomier

Taksonomier kaldes ofte for filtre og kan bruges i FotoWare for at hjælpe brugerne med at finde specifikt indhold uden at søge efter det. Da søgesyntaks kan være vanskeligt at forstå, giver taksonomier brugerne en visuel måde at finde deres indhold på ved at indsnævre de aktiver, de ønsker at gennemse. Vælg fra en struktureret liste over termer, der afspejler arkivets indhold.

 

  1. Plugins til Microsoft Office og Adobe

Du kan også bruge FotoWare til at søge og bruge aktiver fra dine foretrukne værktøjer. Vores plugins til Microsoft Word, Powerpoint og Adobe InDesign giver dig mulighed for at udføre en søgning og vælge dine aktiver, ligesom du ville gøre fra browseren. Indtast blot søgeordet/-ordene i søgelinjen, og tryk på Enter, eller klik på forstørrelsesglasset. Du kan derefter trække og slippe den fil, du ønsker at bruge, direkte på siden, eller klikke på aktivet i resultaterne for at beskære eller vælge, hvilken størrelse du vil indsætte.

Vi ❤️ metadata her på FotoWare, og du forstår nok godt hvorfor. Formålet med en administrationsløsning til digitale aktiver er at gøre det let for alle i en organisation at få adgang til de filer, de har brug for, når de har brug for dem. Denne mulighed for at søge og finde filer lettere end på skysynkroniserende platforme betyder, at de ineffektive processer med at gennemse mapper, søge efter filnavn eller at spørge kolleger hører fortiden til. Med FotoWare kan du udrette mere med dit indhold.

 

Læs den orginle artikel på FotoWare.com