Hvad er forskellene og lighederne mellem digital asset management og Dropbox? Nogle gange udfylder Dropbox funktionen helt fint, men så bliver det pludselig en kilde til frustration. Hvorfor bør du investere i et digital asset management-system, når du bruger Dropbox?

Et digital asset management-system som FotoWare er et sted, hvor du kan gemme dine værdifulde filer i skyen eller på dine egne servere og organisere dem på en sådan måde, at dine kollegaer kan finde dem uden din hjælp. Dine filer bliver aktiver, når du tilføjer metadata – data, der beskriver filen. Hvis filerne er mærket rigtigt, kan aktiverne findes, deles og genbruges, når du har brug for dem igen.

Dropbox leverer et lagrings- og delingssystem til enkeltpersoner og virksomheder, som de kan bruge til at udveksle data. Man kan bruge en hvilken som helst enhed til at få adgang til, lagre og hente filer ved hjælp af platformen, der er drevet af skyteknologi.

En vigtig forskel ved DAM er, at du kan tilføje metadata til dine filer for at gøre dem lettere at finde, både for dig og dem, du arbejder med. Du behøver ikke at kunne huske filnavnene, eller præcis hvor du har placeret dem.

 

Fordele ved DAM

 

  1. Den største fordel ved DAM er den nemme adgang til digitale aktiver. Systemet gør det nemt at finde, få adgang til, hente og bruge alle digitale aktiver fra en enkelt kilde. En række forskellige parametre, såsom beskrivelser, tags og klassifikationer, gør det muligt for dig at søge efter en fil uafhængigt af dens navngivningsretningslinjer eller mappen, den er gemt i. Der kan tilføjes metadata, så det er let at søge efter og hente filer senere. DAM-systemet sikrer, at alle filer bliver indekseret, og at man kan se en forhåndsvisning af alle filtyper i browseren uanset filformat.
  2. Du kan bruge FotoWares tilpassede plugin til at tilføje billeder eller grafik til en PowerPoint-præsentation, du arbejder på, og være sikker på, at den grafik, du vælger, er godkendt til brug, eller du kan for eksempel åbne og redigere en fil fra FotoWare i Adobe Illustrator eller Photoshop. Med plugins og et åbent API kan du integrere og oprette forbindelse til næsten alle andre værktøjer, inklusive Microsoft 365.
  3. Digital asset management-værktøjer som FotoWare giver dig mulighed for at dele og samarbejde om aktiver. Del aktiver med kollegaer eller eksterne parter, og kontroller nemt deres adgangsniveauer. Del aktiver, og lad din samarbejdspartner skrive anmærkninger (visuelle markeringer og kommentarer) i aktivet. Hvis du eksempelvis arbejder på et kreativt projekt, hvor visuelle aktiver spiller en vigtig rolle, og du ønsker feedback på en grafisk fil, som f.eks. logoer eller billeder til sociale medier.
  4. Øg effektiviteten med automatiserede opgaver og processer: Med et DAM-system kan du være mere produktiv, når du er kreativ. I FotoWare betyder funktioner som beskæring og download, at du nemt kan finde aktiver og hurtigt kan downloade dem i den størrelse og det filformat, du har brug for til et bestemt formål. Du kan endda oprette forudindstillinger, hvilket gør det endnu hurtigere at få de aktiver, du har brug for.

 Fordelene ved Dropbox

 

  1. Den største fordel ved Dropbox er mulighederne for enkel lagring og deling. Eftersom Dropbox er hostet i skyen, er det ikke nødvendigt med komplekse indstillinger eller rettidige installationer. Du kan downloade programmet på din foretrukne enhed. Det er en standardopsætning uden tilpasning.
  2. Teams kan redigere filer som en gruppe, kommunikere og drøfte ændringer for minimale til ingen omkostninger. Når I har besluttet jer for at redigere en fil, der er tilgængelig i Dropbox, kan alle med de rigtige legitimationsoplysninger se den, og de modtager en øjeblikkelig notifikation, når der er foretaget en ændring.
  3. Dropbox sikkerhedskopierer automatisk kamerabilleder fra din computer eller mobilenhed. Det gemmer alle albums og billeder kronologisk, sikkerhedskopierer dem og hjælpe dig med at finde dem, når du har brug for dem. Hvis du er kommet til at slette dem fra systemet ved en fejltagelse, har du altid mulighed for at downloade dem igen fra Dropbox, da der er en 30-dages fortrydelseshistorik.

 Hvad er de største forskelle mellem DAM og Dropbox?

 

  • I Dropbox er det brugeren, der ejer en fil, hvorimod DAM-systemet er et centralt, fælles rum. Det betyder, at indhold, der er oprettet af en bruger, forbliver i DAM-systemet, selvom brugeren forlader organisationen. I DAM-systemet er indholdet ikke bundet til brugere.
  • Ved hjælp af FotoWares DAM-system kan du tilføje metadata til din fil, så du og andre teammedlemmer kan finde den ønskede fil, også selvom I ikke kender det nøjagtige filnavn. Du kan for eksempel tilføje tags som “natur” til dit billede af en skov, og når du så prøver at finde billedet senere, kan du bare søge efter de ord, der falder dig ind, og så viser FotoWare resultaterne. At have et sæt retningslinjer for tagging hjælper selvfølgelig folk med at vide, hvordan de tagger indhold, og hvad de kan søge efter.
  • Dropbox understøtter standardbilledeformater og er et såkaldt ‘plug-and-play’system, mens et DAM-system understøtter en lang række filtyper og kan skræddersys og tilpasses til den måde, din organisation arbejder på.
  • Med et DAM-system kan du oprette offentlige arkiver til pressen eller dele enkelte kollektioner eksternt. På denne måde kan alle få adgang til dine filer. Dropbox er derimod et delings- og samarbejdsværktøj snarere end en offentligt fremvisning.
  • I Dropbox kan dine oplysninger blive slettet, hvis din konto er inaktiv. Et DAM-system sletter derimod aldrig indhold, da det ikke er bundet til individuelle brugere.
  • Prisen for Dropbox starter på 12 euro pr. måned for en bruger, mens prisen for FotoWare starter på 66 euro pr. måned for 11 brugere.

 

Mens Dropbox er et fillagrings- og delingsværktøj, kan du med et DAM-system oprette skræddersyede arbejdsgange og automatiserede funktioner, der integrerer den måde, din virksomhed fungerer på, med digitale aktiver. Både FotoWare og Dropbox tilbyder gratis prøversioner.

Læs den originale artikel på: FotoWare.com