Har du nogensinde spekuleret på, hvad der er forskellen mellem en tjeneste til administration af digitale aktiver og andre sky-synkroniserede lagringstjenester? Måske vil du gerne lære mere om, hvorfor du burde investere i et system til administration af digitale aktiver, når du allerede bruger Microsoft 365? I denne artikel ser vi på lighederne og forskellene mellem systemer til administration af digitale aktiver og Microsoft 365 – især Microsofts skylagringsværktøj OneDrive.

Microsoft beskriver Microsoft 365 som en produktivitets-sky, der dækker arbejde og liv. Platformen leverer værktøjer til samarbejde, kommunikation, enhedssikkerhed og IT-styring, og den kan integreres med masser af andre applikationer.

Administration af digitale aktiver giver dig et enkelt sted at lagre dine værdifulde filer og organisere dem på en sådan måde,  at dine kolleger ikke har brug for din hjælp til at finde dem. Ved at tilføje metadata til filerne gør du dem til aktiver – deres værdi stiger, da de kan findes, deles og genbruges, når du har brug for dem igen.

En vigtig differentiering er, at et system til administration af digitale aktiver som FotoWare er delt og åbent for virksomhedens ansatte fra starten. Mens OneDrive er din sky fil lagring, hvor filerne er private, og du vælger, hvilke der skal deles, hvis du vil dele.

FotoWare DAM

  1. Nem adgang til digitale aktiver: Den vigtigste fordel ved administration af digitale aktiver er muligheden for let at finde, få adgang til, hente og bruge alle digitale aktiver fra et enkelt indgangspunkt. Det sikrer, at alle filer indeksføres og struktureres korrekt med metadata, så de senere let kan søges efter og hentes. Selv hvis du ikke kan huske titlen på en bestemt fil, kan du søge ved hjælp af en række parametre, såsom tags, beskrivelser, kategorier, indekseret dokumentindhold med mere.
  2. Brug dine aktiver overalt: Med plugins og et åbent API kan du integrere og oprette forbindelse til næsten ethvert andet værktøj, herunder Microsoft 365. Du kan med det samme bruge FotoWare, når du tilføjer billeder eller grafik til en PowerPoint-præsentation i værkerne og være sikker på, at disse filer er godkendt til brug, eller du kan åbne og redigere en fil fra FotoWare i Adobe InDesign eller Photoshop for eksempel.
  3. Del og samarbejd om aktiver: Del aktiver med kolleger eller eksterne parter. Kontroller, om de skal have rettigheder til at downloade eller kun forhåndsvisning. Del aktiver, og lad din samarbejdspartner tilføje noteringer (kommentarer) i aktivet. Hvis du for eksempel arbejder på et kreativt projekt, hvor visuelle aktiver er en vigtig del af det, og du ønsker feedback på en grafisk fil, såsom logoer eller billeder til sociale medie.
  4. Øg effektiviteten med automatiserede opgaver og processer: Med et system til administration af digitale aktiver kan du være mere produktiv, når du er kreativ. I FotoWare betyder funktioner som beskæring og download, at du nemt kan finde aktiver og hurtigt kan downloade dem i den størrelse og filtype, du har brug for. Du kan endda oprette forudindstillinger, hvilket gør det endnu hurtigere at få de aktiver, du har brug for.

Fordelene ved OneDrive

  1. Få adgang til alle dine filer i din produktivitets-sky: Da Microsoft 365 er en platform med flere applikationer til arbejde og privatliv, kan du være sikker på, at OneDrive kan forbindes til dem alle, hvilket giver dig nem adgang, uanset hvor du er, eller hvilken enhed du benytter.
  2. Arbejd med filer samtidig: Samarbejde er afgørende i arbejdet og livet, og Microsoft 365 og OneDrive giver dig mulighed for at arbejde samtidig på en fil, f.eks. et tekstdokument eller en PowerPoint-præsentation, sammen med mange andre. Dette giver effektivitet og øjeblikkelig adgang til den seneste opdaterede fil i et projekt, du arbejder på. I stedet for at dele arbejdsdokumenter i vedhæftninger i e-mails, kan du dele dem via links eller e-mail-invitationer. På den måde er alle sikre på, at de arbejder på den samme fil i stedet for at sende revisioner frem og tilbage mellem mange parter.
  3. Hold styr på adgangsrettigheder: I OneDrive kan du nemt se, hvilke filer der er blevet delt med dig, og hvilke filer du har delt med andre, hvilket gør det nemt at sortere, mellem hvad der er privat, og hvad der ikke er. Du kan indstille adgangsrettigheder, der tillader brugerne at få forhåndsvist eller redigere filer, indstille udløbsdatoer og endda kodeordsbeskytte dokumenter, som du ønsker at holde private mellem en bestemt gruppe mennesker eller bare dig selv.

Hvad er forskellen mellem administration af digitale aktiver og OneDrive?

  1. Filstatus:
    1. OneDrive er perfekt til aktiver, som løbende redigeres af andre og dig selv. Få nem adgang til filerne, og fortsæt dit arbejde fra en anden enhed, så længe du logger ind med dine legitimationsoplysninger.
    2. Et system til administration af digitale aktiver er perfekt til aktiver, der er færdige og bør være tilgængelige for hele eller dele af organisationen og/eller eksterne parter. F.eks. markedsføringskampagnemateriale, præsentationer til hele virksomheden, brandmateriale som logoer og andre visuelle aktiver, pressebilleder og meget mere.
  2. Lagring af filer:
    1. Det er hurtigt at lagre filer i OneDrive. Med dit abonnement har du en vis mængde gratis lagerplads, der følger med din aftale. Aktiverne gemmes i mappestrukturer efter fil navne, upload- og ændringsdato, hvem der har foretaget ændringer og filstørrelse.

I et system til administration af digitale aktiver er det nemt at uploade filer. Tag dem med de rigtige metadata, for eksempel hvad aktivet indeholder, hvilken kampagne eller afdeling det tilhører og lignende. De fleste virksomheder vedtager en fast rutine til at tilføje metadata til deres aktiver, hvilket gør det endnu lettere for medarbejderne at finde dem. Uploaderen kan konfigureres i overensstemmelse den enkelte organisations behov for at sikre, at alle aktiver tilføjes på den korrekte måde. I et system til administration af digitale aktiver er lagring ofte inkluderet i den valgte aftale.

Tilpas dit uploadvindue, og sørg for, at nødvendige data om aktiverne tilføjes ved upload.

  1. Søg efter og find filer: I OneDrive søger du efter fil navne, kigger gennem en mappestruktur eller søger efter forfatteren/vedkommende, der delte aktivet med dig for at finde og hente filer. I ens private OneDrive er det ofte nemt at holde styr på alt, fordi du selv har bestemt fil- og mappestruktur. Når du finder og henter filer, som andre har delt med dig, kan det blive vanskeligere, da du kun har fil navnene eller navnet på den person, der delte filen med dig, at gå efter.

I et system til administration af digitale aktiver er det let at søge efter og finde aktiver. For alle aktiver kan du søge efter de forskellige tags, som aktivet er knyttet til, for eksempel tid og dato, forfatteren af aktivet, den afdeling, det hører til, kampagne-id, medarbejder-id, samtykkestatus i forbindelse med GDPR og alt andet. Det er helt op til dig og din organisation. Desuden indeksføres alle tekstdokumenter ved upload, så du behøver kun at huske et ord fra en præsentation eller et tekstdokument for at være i stand til at søge efter og finde det igen.

Godkendte billeder fra en fotosession er tilgængelige i FotoWare med de nødvendige oplysninger forbundet til hvert aktiv (billede).

  1. Filadgang
    1. I OneDrive kan du beslutte, om det aktiv, du har gemt, skal være tilgængeligt for dig eller for en anden. Du kan dele dit aktiv med en anden kollega eller mange mennesker til en bestemt gruppe og mere. Du kan indstille udløbsdatoer og beskytte dokumenter med adgangskode, og du kan til enhver tid tilbagetrække adgang. Med OneDrive har du fuld kontrol over de aktiver, du uploader.
    2. I et system til administration af digitale aktiver er konceptet, at det er et delt aktiv, så snart det uploades. Du kan dog stadig bestemme, om f.eks hele organisationen, forskellige dele af organisationen eller kun administratorer skal have adgang. Når du deler aktiver internt og eksternt, kan du også beslutte, om de kun skal kunne forhåndsvises eller downloades. Desuden kan du indstille udløbsdatoer for aktiver og tilbagetrække deling når som helst.
  2. Filformater
    1. I OneDrive kan du gemme enhver filtype på op til 100 GB og få vist næsten enhver filtype uden at downloade den nødvendige specialsoftware. Der er dog nogle filstørrelsesbegrænsninger for at kunne forhåndsvise filtyper.Kilde
    2. I et system til download af digitale aktiver og når man taler om FotoWare, kan man forhåndsvise enhver filtype uden den nødvendige specialsoftware.
  3. Samarbejde
    1. OneDrive er lavet for at muliggøre nemt samarbejde mellem mennesker. Arbejd for eksempel samtidig på et dokument eller en præsentation for at sikre høj produktivitet. Når andre arbejder i et dokument eller en præsentation på samme tid som dig, er det let at se, hvor og hvad den eller de andre personer har bidraget med. Tilføj kommentarer og rediger i dokumentet på én gang.
    2. I et system til administration af digitale aktiver kan du nemt samarbejde om aktiver med det, vi kalder annoteringer. Tilføj kommentarer i kommentarfeltet på aktivet. Du kan endda tilføje kommentarer i selve aktivet. Hvis du for eksempel arbejder med et grafisk design til en kommende kampagne, kan du kommentere, om du vil have objekter til at flytte lidt til højre eller venstre, ændre farve osv.
  4. Plugins
    1. Da OneDrive er en del af Microsoft 365’s produktivitets sky, fungerer alle applikationer inden for denne platform problemfrit sammen. Det er legende let at åbne et Word-dokument fra OneDrive eller tilføje det til Teams. Desuden kan du finde mange tredjepartsapplikationer, der allerede har adgang til OneDrive som en applikation, hvilket gør det nemt at logge ind og hente filer.

I et system til administration af digitale aktiver er plugins og integrationer afgørende. FotoWare tilbyder medfølgende plugins til Microsoft PowerPoint og Word, der gør det nemt at søge efter, finde og indsætte de aktiver, f.eks. billeder, du har brug for i et arbejdsdokument eller en præsentation. Til de mere kreative hoveder tilbyder FotoWare medfølgende plugins til Adobe Photoshop og InDesign. Der er også tilgængelige plugins til EPiServers CMS og WordPress. Derudover tilbyder FotoWare et åbent API, der giver dig mulighed for at oprette enhver integration.