For nylig så vi nærmere på, hvordan Digital Asset Management-løsninger (DAM) hjælper brugerne med at søge og finde filer mere effektivt end cloud-synkroniserede lagringsplatforme. Men var du klar over, at en DAM også kan forbedre dine fildelingsprocesser?

Uanset om du internt har brug for at sende filer til kolleger eller til en ekstern tredjepart eller et agentur, er det hurtigere og nemmere at dele filer fra en DAM end de almindeligt anvendte fildelingsplatforme som WeTransfer, DropboxGoogle Drive og  Microsoft OneDrive. Læs videre for at få mere at vide om, hvordan du kan spare tid ved at bruge FotoWare til at dele filer.

Sådan deler man filer i FotoWare

Når dine filer er uploadet til FotoWare, kan du nemt dele dem med andre ved blot at følge 3 enkle trin:

  1. Vælg dine filer
    Den første handling du skal foretage, er at vælge, hvilke filer du vil dele. Når du gennemser et arkiv, eller efter at du har foretaget en søgning efter dine filer, skal du blot klikke på afkrydsningsikonet under filens miniaturebillede. Rammen omkring filen fremhæves med blåt for at angive, at filen er blevet valgt.

Tip: For at vælge flere enkeltstående filer, skal du trykke på Ctrl-tasten, mens du klikker på alle de filer, du ønsker at vælge (brug kommandotasten på en Mac). Eller vælg en hel række af filer ved at klikke på afkrydsningsfeltet for at vælge den første fil i rækken og derefter trykke på Shift-tasten, mens du klikker på den sidste fil – dermed vælges alle filer derimellem.

  1. Tilføj filer til et album
    Efter du har valgt, hvad du ønsker at dele, kan du tilføje filerne til et album, som faktisk kun er en samling filer. Albummer kan indeholde alle filformater, hvorved du kan dele billeder, videoer, Word-dokumenter, præsentationer og alt andet i et album.

For at tilføje filer til et album skal du klikke på mappeikonet, der er mærket ’tilføj til album’. Derfra kan du vælge at oprette et nyt album eller bruge et eksisterende album til at gemme dine filer i.

  1. Del dine filer.
    Der er to måder, hvorpå du kan dele dine filer i FotoWare, både internt og eksternt. Du kan enten sende albummet med dine filer direkte via e-mail eller ved at oprette et delbart link til albummet.

Når du vælger at dele via en af disse metoder, kan du indstille, om du vil give modtageren mulighed for at downloade filerne – hvis du kun ønsker at give dem mulighed for at se filerne, skal du lade afkrydsningsfeltet tillad downloads være umarkeret.

Når du deler et album via e-mail, skal du indtaste e-mailadressen på en eller flere af de personer, du ønsker at dele filerne med. Hvis du deler internt med brugere, der har en FotoWare-konto, skal du indtaste navnet eller e-mailadressen på disse brugere. Når du deler et album via link, kan alle, der har linket, få adgang til albummet.

Aktivér brugere til at kunne bidrage til albummer
I forbindelse med intern deling via e-mail kan du også aktivere, at brugere med en FotoWare-konto kan bidrage til albummet ved at tilføje filer. Dette gøres ved at markere afkrydsningsfeltet 
bidrag. Du kan, baseret på deres brugertype, også vælge at give adgang til enkelte brugere eller alle brugere i en bestemt gruppe (FotoWare Editor eller Forbruger – klik her for at se forskellen).

Tip: Du kan oprette og dele et offentligt album, som alle besøgende kan få adgang til på din FotoWare DAMs hjemmeside. Denne type album bruges ofte af FotoWare-kunder, der ønsker at oprette et album til pressen for at få adgang til og downloade filer uden begrænsninger, hvilket betyder, at marketing- og kommunikationsteamet ikke længere skal bruge tid på at dele filerne manuelt. Se eksemplet nedenfor fra Veidekkes FotoWare-hjemmeside: https://veidekke.fotoware.cloud/fotoweb/ 

Ønsker du at få mere at vide? Du kan kontakte en af vores eksperter for at find ud af, hvordan din organisation ellers kan drage fordel af et Digital Asset Management-system – ring til Mikal på 4014 4129 eller send en e-mail til mmk@infomax.dk

Læs den orginale artikel hos FotoWare.com