Virksomheder står over for en række udfordringer med GDPR, når de bruger billeder eller videoer af medarbejdere. Hvis en person på de pågældende billeder eller videoer kan identificeres, betragtes de pågældende filer som personlige data. Det betyder, at virksomheder skal kunne overholde GDPR for billeder og videoer på en lignende måde, som de ville gøre for kunders eller potentielle kunders personlige data.

I et tidligere blogindlæg kiggede vi på, hvordan virksomheder kan vurdere, om deres brug af billeder og videoer af medarbejdere er i overensstemmelse med GDPR. En af de største udfordringer, de står over for, er artikel 7 i GDPR, også kendt som samtykkevilkår. I denne artikel forklarer vi, hvad den betyder for virksomheder, og viser hvordan FotoWare gør det muligt for dem at holde styr på samtykke til billeder og videoer af deres ansatte på en let og effektivt måde, samt undgå store bøder for overtrædelse af reglerne om personlige data ved utilsigtet misbrug af disse digitale aktiver.

Hvad er artikel 7?

Artikel 7 i GDPR indeholder fire vilkår for samtykke der skitserer hvad der kræves af den registeransvarlige, når vedkommende indhenter samtykke, samt hvordan de skal indhente deres samtykke, og hvilke rettigheder den registrerede har.

Samtykke er defineret i artikel 4, stk. 11 i GDPR som ”enhver frit givet, specifik, informeret og utvetydig indikation af den registreredes ønsker, ved hvilket vedkommende, gennem en erklæring eller gennem en klar bekræftende handling, giver accept til behandlingen af personlige data, der vedrører vedkommende”. Disse samtykkevilkår er opsummeret nedenfor, hvor det fremgår, at et samtykke skal:

(1) Være påviseligt – den registeransvarlige (virksomheden) skal være i stand til at påvise, at den registrerede (medarbejderen) har givet samtykke til, at deres personlige data (billeder eller videoer) må blive behandlet.

(2) Kunne skelnes og være tilgængeligt – når en registreret (medarbejder) bliver bedt om at give samtykke i en skriftlig sammenhæng, der også omfatter andre anliggender (f.eks. en ansættelseskontrakt), skal anmodningen om samtykke kunne skelnes klart, være forståelig, let tilgængelig og formuleret med klart og tydeligt sprog. I det væsentlige skal den registrerede være i stand til tydeligt at identificere, hvad vedkommende giver samtykke til.

(3) Kunne trækkes tilbage – den registrerede (medarbejderen) har ret til når som helst at trække deres samtykke tilbage og skal underrettes tilstrækkeligt om, hvordan dette gøres. Det skal ydermere være lige så let at trække samtykke tilbage, som det er at give samtykke.

(4) Ikke være betinget, medmindre det er nødvendigt – samtykke skal gives frit og kan ikke blot tilføjes som en betingelse for en tjeneste. Der er dog undtagelser, f.eks. i tilfælde hvor samtykke til behandling af personoplysninger er afhængig af servicebetingelsen. Eksempel: Virksomheder ønsker ofte at bruge billeder eller videoer af deres ansatte i forbindelse med ekstern markedsføring, men i de fleste tilfælde er dette ikke påkrævet eller nødvendigt for den tjeneste, de leverer til virksomheden. Derfor bør samtykke ikke samles som en tjenestebetingelse i dette tilfælde. Men hvis en virksomhed ansætter en model eller skuespiller, er det nødvendigt at indhente samtykke som betingelsen for tjenesten, da grunden til at de ansættes er, at figurere på billeder eller i videoer til virksomheden.

Sådan hjælper FotoWare virksomheder med at overholde artikel 7 i GDPR 

Trin 1: Upload og tag dine billeder eller videoer

Når du uploader dine filer til FotoWare, kan du tilføje metatags for at gøre dem søgbare (i stedet for at gemme dem i mapper). Det betyder, at du kan tagge billeder og videoer af en medarbejder med eksempelvis deres deres navn eller id-nummer, så du nemt kan finde alle billeder eller videoer af dem ved hjælp af en simpel søgning. Dette hjælper dig også med at overholde artikel 17 i GDPR – også kendt som retten til at blive slettetLæs mere om artikel 17 her.

Tip: For at overholde artikel 7, stk. 1 kan du uploade medarbejderens samtykkeformular og bruge de samme metadatatags, som du har brugt til billeder eller videoer, som viser medarbejderen. Det betyder, at du nemt kan få adgang til og demonstrere , at de har givet samtykke.

Er du usikker på, at din virksomheds samtykkeformular til billeder og videoer af medarbejdere er GDPR-kompatibel? Download FotoWares GDPR-kompatible formularskabelon til fotosamtykke her.

Trin 2: Indstil samtykkestatus

I FotoWare kan du bruge markører til at identificere statussen for dine digitale aktiver, så alle der arbejder med disse aktiver hurtigt kan finde ud af, hvorvidt de har tilladelse til at bruge dem.

Det er også muligt at indstille en udløbsdato, så hvis du kun har samtykke til at bruge et aktiv i et bestemt tidsrum, ændres samtykkestatussen automatisk, så aktivet afspejler, at det ikke længere er tilgængeligt til brug.

Trin 3: Brug af samtykkestatusmarkører

Ved at indstille godkendelsesstatussen når du uploader dine billeder og videoer af medarbejdere, kan du give dem der arbejder med disse aktiver, mulighed for at identificere, hvorvidt de har tilladelse til at bruge dem, ved hjælp af markører. Markører er små ikoner, der tydeligt viser information såsom samtykkestatus eller brugsrettigheder for dine aktiver (f.eks. sociale medier, hjemmeside, internt).

Trin 4: Gør det muligt for medarbejdere at trække deres samtykke tilbage for individuelle billeder og videoer

I FotoWare kan medarbejdere trække deres samtykke tilbage ved blot at klikke på en knap. I overensstemmelse med artikel 7, stk. 3 skal tilbagetrækning af samtykke være en nem proces, og du kan blot lade medarbejderen vælge, om der er nogen aktiver som de specifikt ønsker ikke bliver brugt, ved at tilbagekalde dem. Dette gør det lettere for dine medarbejdere at gennemgå deres egne billeder efter et photoshoot, eksempelvis.

Hvis du er bekymret for, om din virksomhed er GDPR-kompatibel i sin brug af billeder og videoer af medarbejdere, håber vi, at denne artikel har bidraget til at vise, hvordan du kan overvinde nogle af udfordringerne relativt let og effektivt.

Hvis du vil se mere, kan du se en hurtig 5-minutters demo som viser, hvordan FotoWare hjælper virksomheder med at sikre GDPR-overholdelse i forbindelse med billeder og videoer af medarbejdere.